研修レポート、まだ手書きで提出してもらっていませんか？

職員研修や社内研修を実施している組織で、意外と根強く残っているのが「研修後のレポートを、手書きの紙で提出してもらう」という運用です。書く側は用紙に手書きし、集める側はそれを回収し、確認し、保管する。拠点が一つならまだしも、施設や事業所が全国に分かれていると、この一連のやり取りは一気に重くなります。

今回の開発事例レポートは、まさにこの課題を抱えた全国に施設を持つ福祉施設から、研修レポートの提出・管理の仕組みづくりをご依頼いただいた案件です。

結論からお伝えすると、紙で集めていた提出物は、Webフォームでの入力とPDFの自動生成に置き換えることで、提出から管理までをサイト上で完結できます。今回は、職員がWeb上で研修レポートを入力・提出でき、提出内容がPDFとして自動生成される仕組みを、専用プラグインとして開発しました。提出があると主催者側へメールで通知され、管理画面では提出されたレポートを一覧で確認できます。

全国の施設から届く手書きの研修レポートの回収・確認・保管に追われている様子のイメージ

なぜ「手書きの提出」は、集める側も書く側も大変なのか？

結論から言うと、手書きの紙は「書く」「集める」「探す」のすべてに人手がかかり続けるからです。今回のように拠点が全国に分かれていると、その負担はさらに大きくなります。実際、紙での提出運用には次のような課題がつきものです。

提出物が紙のまま各拠点に散らばり、主催者の手元に集まるまで時間がかかる
誰が提出済みで、誰が未提出なのかが一覧でパッと分からない
あとから特定のレポートを探し出すのに手間がかかる
白紙から書く形式だと、書く側の入力の負担も大きい

つまり問題は、レポートを書くこと自体ではなく、「提出物を受け止め、一覧で扱える場所がない」ことでした。提出のたびに紙が動き、人が確認する——この構造が変わらない限り、拠点が増えるほど負担は積み上がっていきます。

提案：Webフォームで書いて、PDFで残す

そこでご提案したのが、研修レポートの提出をWeb上で完結させる仕組みです。職員はサイト上のフォームから入力して提出し、その内容がPDFとして自動生成されて残る。主催者は、集まったレポートを管理画面でまとめて確認する。この形にすることで、紙の回収作業そのものをなくすことをめざしました。

このとき私（矢部）が設計で意識したのは、「書く側の入力の手間を、できるだけ減らす」ことです。具体的には、管理者が研修内容をあらかじめ登録しておき、レポート側は選択式の項目を増やす設計にしました。すべてを自由記述で書かせるのではなく、選ぶだけで埋まる部分を用意しておく。こうすることで、入力にかかる労力を最小限に抑えられます。

これは、業務システムを現場に定着させるうえで大事なポイントだと考えています。どんなに立派な仕組みでも、入力が面倒だと使われなくなる。だからこそ、集める側の管理のしやすさだけでなく、書く側のラクさまで含めて設計することを心がけました。

Webフォームで入力すると、PDFが自動生成され、管理画面の提出一覧に集約されていくイメージ

実装：既存サイトに”足す”プラグイン＋ショートコード

実装は、専用プラグインとして開発し、ショートコードで固定ページに設置する形を取りました。この方式のよいところは、今あるサイトを作り替えず、必要な機能だけを足せる点です。研修レポート機能のためだけにサイトを丸ごと作り直す必要はありません。

提出時の流れとして組み込んだのが、次の2つの仕組みです。

PDFの自動生成：入力された内容を、あらかじめ用意したPDFのかたちに自動で流し込み、提出物として残す
提出通知メール：レポートが提出されると、主催者側へメールで通知が届き、提出を見落とさない

そして管理画面には、提出されたレポートを一覧で確認できる画面を用意しました。これにより、どのレポートが提出されているかを、主催者が一箇所でまとめて把握できます。紙のように各拠点から集める必要はなく、提出された時点でサイト上に集約されていく形です。

成果：提出のやり取りが、サイト上で完結

この仕組みによって、研修レポートの提出から確認までが、サイト上で完結するようになりました。職員はWebフォームからPDFを入力して提出し、その内容はPDFとして自動的に残る。主催者は、提出があればメールで気づき、管理画面の一覧でまとめて確認できる。紙を回収して手元に集める、というこれまでの工程そのものが不要になりました。

拠点が全国に分かれている組織ほど、こうした「提出物をデジタルで受け止める仕組み」の効果は大きくなります。紙の移動がなくなるぶん、提出のスピードも、確認のしやすさも変わってきます。今回の案件は、日々の手作業を仕組みに置き換えることで、業務そのものが軽くなる——その典型的なケースだったと感じています。

まとめ：紙の提出物は、WordPressで仕組みにできる

「研修レポートを手書きで集めている」「提出物が紙のまま各拠点に散らばっている」といった悩みは、複数拠点を持つ組織ほど大きくなりがちです。今回のように、提出をWebフォームに、記録をPDFの自動生成に置き換えれば、集める・探す・保管するの手間をまとめて減らせます。しかも、既存サイトに機能を足す形なら、大がかりな作り替えも必要ありません。

私たちEdel Heartsは、提出フォーム・PDF自動生成・一覧管理といった業務システムを、組織の運用に合わせてオーダーメイドで開発します。「手書きやExcelでの提出を、Webの仕組みにしたい」「社内の紙のやり取りを減らしたい」という段階のご相談で大丈夫です。まずは、いまの困りごとをお聞かせください。