ホームページのお問い合わせフォームには、見積もりの依頼も、採用への応募も、営業メールも、同じ受付箱に届きます。毎朝それを読んで仕分けし、担当者に回し、返信を書く。1日に数件なら手作業で十分ですが、件数が増えると、それだけで朝の1時間が消えていきます。

そこで当社では、WordPressのフォームに届いた問い合わせをAIが読み、種類・優先度・要約・確認すべき点・返信の下書きをまとめて担当者に送る仕組みを作り、自社の相談フォームで動かしています。この記事では、その設計と実測、そしてAIに任せないと決めたことを紹介します。

結論から言うと、ポイントは「いつもの通知メールはAIを待たずにすぐ送り、AIの整理は裏で別に動かす」ことです。こうしておけば、AIが遅れても失敗しても、問い合わせを取りこぼしません。AIが作るのはあくまで整理メモと下書きで、返信するかどうかと内容は人が決めます。

問い合わせ対応に時間がかかる原因

問い合わせ対応で時間を取られるのは、返信を書くことそのものより、「これは何の問い合わせか」「誰が対応すべきか」「急ぎか」を判断する前段階です。フォームの項目は自由記述が多く、1通ずつ読まないと判断できません。営業メールが混ざると、それを見分ける手間も増えます。

この前段階は、毎回同じ観点で文章を読み、決まった形にまとめる作業です。AIが得意なのは、まさにこの「読んで、決まった形に整理する」部分です。一方で、お客様にどう答えるか、引き受けるかどうかは、会社としての判断です。ここを分けて考えると、AIに任せる範囲が決まります。

WordPressでAIに問い合わせを整理させる仕組み

当社で動かしている仕組みの流れは次のとおりです。

問い合わせをAIで整理する流れ。フォーム送信後、1はAIを使わない通知メールをすぐ送信、2はWP-Cronで処理を予約、3でAIが分類・要約・確認事項・下書きを作り、4のAI整理メールが送信から約15秒後に届く。AIが失敗しても1は届いている

①フォームが送信されると、いつもの通知メールがすぐに届く（ここはAIを使わない）
②同時に、AIによる整理を「裏で動かす処理」として予約する
③予約した処理が、送信内容をAIに渡して整理させる
④整理結果を「AI整理メール」として担当者に送る

お客様の画面は①の時点で完了画面に切り替わるので、AIの処理を待たされることはありません。当社の実測では、フォームの送信から約15秒でAI整理メールが届きました。AIの呼び出し1回にかかった時間は14.6秒です。

AIに作らせる項目

AIには自由に書かせず、決めた項目を決めた形で返すよう指定しています（AIのAPIの「構造化出力」という機能を使い、項目と選択肢をあらかじめ決めておく方法です）。試しに、架空の工務店からの相談「フォームに見積もり依頼・採用応募・営業メールが混ざって届き、毎日20件ほどを事務の1人が朝1時間かけて仕分けしている」を渡すと、次のように返ってきました。

項目	AIの整理結果（実際の出力）
種類	問い合わせ処理
向き不向き	向いている（毎日20件の定型的な仕分け・転送で件数と反復性が十分）
優先度	高
要約	HPフォームに見積依頼・採用応募・営業メールが混在。毎日約20件を事務1名が朝1時間仕分け転送、返信遅延も発生。
件数・時間	1日約20件、仕分け作業1日1時間、返信が翌日になることも多い
初回に聞くこと	フォームの項目構成と現在の振り分けルール／転送先の担当者の人数と区分／問い合わせの記録台帳の有無／返信文の定型パターン
返信前に確認すること	採用応募は個人情報を含むため取り扱い範囲を確認／対象業務の切り分け／フォームの仕様とメール環境
返信の下書き	お礼、相談内容の確認、無料相談の日程候補を尋ねる文面（価格や納期の約束はしない）

「採用応募は個人情報を含む」という注意は、こちらから指示したものではなく、AIが相談文から拾い上げたものです。担当者が見落としやすい点を先に挙げてくれるのは、実際に使っていて助かる部分です。

AIに任せないと決めていること

この仕組みで一番大事にしているのは、最終判断は人が行うことです。そのために、次のルールを仕組みの側に組み込んでいます。

AIの返信下書きは、お客様に自動では送らない。AI整理メールにも「そのまま送らないでください」と明記する
下書きの中で、価格・納期・可否の約束をさせない
送信内容に書かれていないことを事実として書かせない。推測するときは「〜と思われる」と書かせる
営業メールやいたずらと思われるものは分類だけして、下書きは作らせない
AIに渡すのは整理に必要な項目だけにする

AIの分類が外れることは当然あります。それでも、元の通知メールは必ず届いていて、人が全文を読める状態にあるので、AIの誤りがそのままお客様に届くことはありません。

ここまでのまとめ

問い合わせ対応の手間は「読んで仕分ける」前段階にある
通知メールはAIを待たずに送り、AIの整理は裏で動かす
AIには決めた項目だけを返させ、返信は人が確認してから送る

技術者向け：WP-Cronで「裏で動かす」実装

当社の実装は自作のフォームプラグインで動かしていますが、考え方はどのフォームでも同じです。以下は、Contact Form 7向けに書き直した例です（構文は確認済みですが、Contact Form 7での動作は検証していません。my_call_ai()は、AIのAPIを呼んで決めた形のJSONを返す自作関数です）。

<?php
add_action( 'wpcf7_mail_sent', function ( $contact_form ) {
	$submission = WPCF7_Submission::get_instance();
	if ( ! $submission ) {
		return;
	}
	// AIに渡すのは必要な項目だけにする
	$data = array(
		'name'    => $submission->get_posted_data( 'your-name' ),
		'message' => $submission->get_posted_data( 'your-message' ),
	);
	wp_schedule_single_event( time(), 'my_inquiry_ai_triage', array( $data ) );
} );

add_action( 'my_inquiry_ai_triage', function ( $data ) {
	$result = my_call_ai( $data );
	if ( is_wp_error( $result ) ) {
		error_log( 'AI整理に失敗: ' . $result->get_error_message() );
		return; // 通知メールは送信済みなので、ここで終わってよい
	}
	$body = "■ 要約\n" . $result['summary'] . "\n\n"
		. '■ 種類：' . $result['category'] . '　優先度：' . $result['priority'] . "\n\n"
		. "■ 返信の下書き（そのまま送らないでください）\n" . $result['reply_draft'];
	wp_mail( get_option( 'admin_email' ), '【AI整理】' . $result['summary'], $body );
} );

<?php

add_action( 'wpcf7_mail_sent', function ( $contact_form ) {

$submission = WPCF7_Submission::get_instance();

if ( ! $submission ) {

return;

}

// AIに渡すのは必要な項目だけにする

$data = array(

'name' => $submission->get_posted_data( 'your-name' ),

'message' => $submission->get_posted_data( 'your-message' ),

);

wp_schedule_single_event( time(), 'my_inquiry_ai_triage', array( $data ) );

} );

add_action( 'my_inquiry_ai_triage', function ( $data ) {

$result = my_call_ai( $data );

if ( is_wp_error( $result ) ) {

error_log( 'AI整理に失敗: ' . $result->get_error_message() );

return; // 通知メールは送信済みなので、ここで終わってよい

}

$body = "■ 要約\n" . $result['summary'] . "\n\n"

. '■ 種類：' . $result['category'] . '　優先度：' . $result['priority'] . "\n\n"

. "■ 返信の下書き（そのまま送らないでください）\n" . $result['reply_draft'];

wp_mail( get_option( 'admin_email' ), '【AI整理】' . $result['summary'], $body );

} );

ポイントは3つあります。

wpcf7_mail_sentは通知メールの送信に成功したあとに動くので、通知はAIと無関係に届く
wp_schedule_single_eventで予約するので、AIの応答を待つ間もお客様の画面は止まらない
AIが失敗したらログに残して終わる。問い合わせの本体は通知メールで受け取れている

注意点もあります。WP-Cronは、サイトに誰かがアクセスしたときに動く仕組みです。当社の実装では予約の直後にspawn_cron()を呼んで、すぐに処理を始めさせています。サーバー側でWP-Cronを止めている（DISABLE_WP_CRONを使っている）場合は、サーバーのcronから定期的に呼び出す設定が必要です。また、予約時に渡した値は、処理が終わるまでデータベースのoptionsテーブルに一時的に保存されます。個人情報を含む項目は必要な分だけ渡すようにしてください。

よくある質問

Q. AIが間違った分類をしたらどうなりますか？

通常の通知メールは必ず届いているので、担当者は元の内容を読めます。AI整理メールは「先に目を通すためのメモ」という位置づけで、判断は人が行います。

Q. 問い合わせ内容をAIのサービスに送っても大丈夫ですか？

使うAIサービスの利用規約とデータの扱い（学習に使われるか、保存期間など）を確認し、プライバシーポリシーにも記載したうえで使ってください。当社では、送った内容が既定でAIの学習に使われない法人向けのAPIを使い、渡す項目も必要最小限にしています。

Q. 費用はどのくらいかかりますか？

AIの利用料は、使うモデルと文章の長さ（トークン数）で決まります。今回の例では、AIに渡した量が約2,100トークン、返ってきた量が約700トークンでした。1件ずつの処理なので、問い合わせが月に数百件ある程度なら、利用料より手作業の時間のほうがずっと大きいのが一般的です。導入前に、使うモデルの料金表で1件あたりの目安を計算しておくと安心です。

問い合わせ対応をAIで軽くしたい方へ

問い合わせの自動整理は、今あるWordPressのフォームを作り直さずに、後から足せる仕組みです。当社はWordPress専門のエンジニアとして、フォームとAIを組み合わせた業務の自動化を、「AIに任せないこと」の設計から一緒に考えます。「うちの問い合わせにも使えるか」という段階からご相談ください。

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更新履歴

2026年9月29日：作成（当社の相談フォームでの実装と、架空の相談文による実測）

この記事を書いた人

矢部敦合同会社Edel Hearts 代表

WordPress専門の開発会社を経営。プラグイン開発・カスタマイズ・保守を専門とし、18時間におよぶUdemyのWordPress講座を開講。出典付きで回答するAIチャットボット「Edel AI Hybrid Chat」開発者。著書『WordPress はじめての最小プラグイン』（Kindle）。本ブログの記事は、実際の開発・運用で得た一次情報をもとに執筆しています。会社情報はこちら